Organisation du Club

Le rôle des Commissions est :

• Faciliter la tâche du comité dans les prises de décisions,
• Faciliter le recrutement des futurs membres du comité,
• Impliquer l’ensemble des composantes du club (comité, animateurs, membres),
• Offrir la possibilité à tous les membres du club de s’investir, de s’exprimer, de parfaire ses connaissances voire ses compétences.

Le travail des commissions consiste à :

• Analyser les situations en termes de besoins pour les adhérents et pour le club dans chacun des domaines,
• Proposer des solutions et/ou des arguments dans les prises de décision du Comité,
• Prendre en charge les problèmes de gestion dans chacun des domaines,
• Veiller à l’imbrication des domaines afin d’éviter les redondances ou les manques.

Le fonctionnement des commis­sions :

Les membres de chaque commission sont cooptés par le Comité Directeur.
Le responsable de chaque commission est membre de ce Comité.
Chaque commission est autonome et n’a pas pouvoir de décision.
La fréquence des réunions est variable selon la commission. Les commissions activités, communication et convivialité se réunissent au moins une fois par trimestre. La commission formation, elle, se réunit chaque semestre, au printemps et à l’automne.
Selon les sujets traités, chaque commission peut faire ponctuellement appel à des adhérents ayant des compétences en adéquation avec les sujets à l'ordre du jour.

• L'animation, le suivi, l'organisation et la coordination du groupe des animateurs
• Les activités pédestres : randonnées du mardi matin, marche nordique du mercredi matin et samedi, randonnées des jeudi et dimanche de ½ journée ou journée
• Les activités neige : skis, raquettes
• Les activités de maintien en forme : l'Atelier du vendredi
• Le programme des activités
• La communication au sein de l’équipe : l’accueil des nouveaux membres, ...
• La base documentaire : OT, SI, fédérale
• Les cartes IGN et topoguides
• La gestion du matériel du Club (neige).

• La communication externe :
  • Relations avec la presse,
  • Relations avec les entités extérieures : commune, fédération, ...
• La communication interne
  • La gestion du site web,
  • L'HebdoRH,
  • La diffusion des mailings,
  • Les réunions (trimestrielles, AG, Forum des Associations) .

La commission formation se charge de :

• La formation interne :
  • Randoscool (voir pages "Formation" du site)
  • Formations thématiques : photos, GPS, logiciels (construction d'itinéraires de randonnées ...)
• La formation externe :
  • PSC 1
  • La formation fédérale de guide du Club Vosgien

La commission convivialité est en charge d'assurer la logistique pour :

• Les réunions trimestrielles
• L’Assemblée Générale
• Le pot et le repas annuel des bénévoles
• La journée pique-nique
• Le repas dansant annuel.

Les Commissions sont supportées par les fonctions transverses :

La fonction secrétariat : l'indispensable travail "de l'ombre"

• Gestion du calendrier du club, rédaction des compte-rendus de réunion du comité, réservation de salles, ...
• Relations avec la municipalité et autres instances
• Gestion des demandes d'informations, des courriers, ...
• ... 

La fonction finances : transparence et rigueur pour tous et à tous les niveaux

• Saisie des mouvements comptables
• Gestion de la comptabilité
• Etablissement et suivi du budget prévisionnel annuel
• Gestion et suivi des comptes bancaires du Club

La fonction assurances : respect des règles de sécurité et solidarité dans les secours

• Gestion et suivi des déclarations d’accident corporel
• Gestion et suivi des contrats d’assurance du Club
• Les séjours : suivi des dossiers, assistance aux organisateurs.

La fonction adhésions : connaître nos adhérents et pouvoir communiquer avec eux

• Gestion et suivi des adhésions
• Mise à jour des données adhérents: adresses postale et mail, téléphone, ...
• Relations avec la fédération du Club Vosgien